InFO Doc

E’ il sistema documentale WEB che garantisce l’archiviazione, la ricerca, la condivisione, la comunicazione, la gestione e l’apprendimento dei documenti e dei contenuti attraverso semplici interfacce grafiche.

CARATTERISTICHE

ARCHIVIAZIONE

  • Gestione dei tag di appartenenza (tipicizzazione)
  • Gestione dei gruppi di lavoro (organigramma, funzioni operative o competenze)
  • Archiviazione automatica da cartella
  • Archiviazione di massa
  • Definizione del livello di riservatezza
  • Archiviazione File
  • Archiviazione E-mail
  • Conversione documenti in PDF
  • Annotazioni personali o condivise
  • Supporto periferiche ottiche Archiviazione diretta da scanner
  • Storicizzazione dei dati e dei file Sistema di versioning (revisione e iteration)
  • Integrazione con ERP
  • Visualizzazione specifica per ogni gruppo di lavoro
  • Funzione avanzata “rilascia file”

CONSULTAZIONE

  • Ricerca standard
  • Ricerca avanzata
  • Ricerca full-text
  • Filtro attivo sui contenuti, sulle tipicizzazioni e sui gruppi di lavoro
  • Anteprima di consultazione documenti
  • Salvataggio delle ricerche
  • Stampa ed esportazione dei risultati della ricerca
  • Apertura diretta del file salvato sul client
  • Visualizzazione specifica per ogni gruppo di lavoro
  • Funzione avanzata “preleva file”

 

CROSS REFERENCING

  • Gestione dei legami e delle dipendenze

MODELLI DATI

  • Definizione di modelli dati per ogni cartella logica

PROTOCOLLAZIONE

  • Personalizzabile attraverso il titolario e la classificazione
  • Ricevuta di protocollazione

CRUSCOTTO

  • Documenti di interesse
  • Cross referencing di interesse
  • To do list (es: documenti in attesa di approvazione)

COMUNICAZIONE

  • Notifiche via Fax, e-mail, sms
  • Documenti smistati per conoscenza, per competenza
  • Comunicazioni a spinta
  • Comunicazioni automatiche

FIRMA ELETTRONICA

  • Apposizione siglatura su PDF

FIRMA DIGITALE

  • Apposizione firma
  • Verifica della firma

Document management system (DMS)

Letteralmente "Sistema di gestione dei documenti" è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti. Le soluzioni di Document Management System (DMS) sono un insieme di strumenti software e hardware che consentono la gestione elettronica dei documenti prodotti e scambiati all’interno di una organizzazione.
Fino a qualche tempo fa era opinione diffusa che la presenza dei personal computer e di internet sulle singole postazioni di lavoro avrebbe favorito una riduzione nel consumo di carta. La realtà negli anni però si è rivelata esattamente opposta. Dal conseguente aumento dei costi e dei problemi di gestione dei processi correlati si è quindi sviluppata una esigenza sempre più sentita di riuscire in qualche modo ad ‘arginare’ questo fenomeno, con l’obiettivo di ridurre i volumi di documenti stampati e snellire i processi interni alle aziende.
Statistiche dimostrano che l'85% dei documenti non viene mai più riutilizzato; il 50% dei documenti viene copiato fino a 6 volte; circa il 7% viene smarrito

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